Política de Privacidad

1. Resumen

NOUS ayuda a organizaciones a diseñar, construir y desplegar sistemas tecnológicos preparados para IA. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos, conservamos y protegemos información personal cuando visitas nuestro sitio web, nos contactas, te suscribes a nuestro newsletter, te conviertes en cliente o trabajas con nosotros en proyectos de IA, automatización, software, infraestructura, capacitación o consultoría.

Esta política busca cumplir con principios de privacidad aplicables, incluyendo la Ley N.º 8968 de Costa Rica sobre Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y Reino Unido cuando aplique, y otras leyes de privacidad que puedan corresponder según tu ubicación o la forma en que interactuamos contigo.

2. Quién es responsable de tu información

NOUS es responsable de la información personal descrita en esta política, salvo que un acuerdo escrito separado indique lo contrario.

Para preguntas o solicitudes de privacidad, escríbenos a privacy@nous.cr.

3. Información personal que recopilamos

Recopilamos información personal de las siguientes formas.

Información que nos proporcionas

• Datos de contacto: Nombre, dirección de e-mail, número de teléfono, organización, cargo y método de contacto preferido.
• Detalles de consulta: Asunto, mensaje, áreas de interés, objetivos del proyecto, contexto del negocio, necesidades técnicas y archivos o materiales que decidas compartir.
• Interacciones de primer contacto: Respuestas, detalles de llamadas, grabaciones, transcripciones, resúmenes y notas de siguientes pasos de Hermes u otros flujos de soporte de NOUS cuando eliges seguimiento por e-mail, WhatsApp o teléfono.
• Información de newsletter: Dirección de e-mail y preferencias de suscripción.
• Información de clientes y proyectos: Información compartida durante descubrimiento, propuestas, contratos, talleres, soporte, capacitación, implementación y trabajo continuo.
• Información administrativa y de facturación: Registros fiscales, facturación, pagos, compras y contratos cuando sean necesarios para una relación comercial.

Información recopilada automáticamente

Cuando usas nuestro sitio web o servicios, podemos recopilar información técnica limitada, incluyendo dirección IP, tipo de navegador, tipo de dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, marcas de tiempo, páginas de referencia, registros, user agent y datos básicos de seguridad o rendimiento.

A la fecha de entrada en vigencia, nuestros formularios pueden recopilar metadatos técnicos como dirección IP y user agent para seguridad, prevención de abuso y confiabilidad operativa. Si habilitamos analítica, cookies publicitarias o tecnologías similares, las usaremos conforme a los requisitos de aviso y consentimiento aplicables.

Información de terceros

Podemos recibir información de socios comerciales, referencias, perfiles profesionales públicos, organizadores de eventos, plataformas de software, sistemas de pago o compras y proveedores que nos ayudan a operar el negocio.

4. IA, automatización y datos de proyecto

Como NOUS trabaja con sistemas de IA, los clientes pueden compartir información de negocio, documentos, prompts, datasets, flujos de trabajo, grabaciones, transcripciones u otros materiales que contengan información personal.

Usamos esa información únicamente para proporcionar, evaluar, asegurar, mejorar y apoyar el trabajo acordado, salvo que exista otra base legal o permiso explícito.

No usamos intencionalmente información confidencial de proyectos o información personal de clientes para entrenar modelos públicos de IA, salvo que el cliente lo haya aprobado explícitamente por escrito. Cuando usamos proveedores de modelos de IA o infraestructura de IA de terceros, buscamos configurarlos bajo términos empresariales, API o de procesamiento de datos adecuados para el trabajo.

Los clientes deben evitar enviar información personal sensible, datos de salud regulados, datos de tarjetas de pago, secretos, credenciales o material altamente confidencial, salvo que sea necesario para el proyecto y se hayan acordado salvaguardas apropiadas.

5. Cómo usamos información personal

Usamos información personal para:

• Responder consultas y establecer el primer contacto;
• Contactarte por el método seleccionado, incluyendo e-mail, WhatsApp, teléfono y flujos automatizados de soporte cuando se informen;
• Evaluar oportunidades, definir alcance, preparar propuestas y prestar servicios;
• Construir, desplegar, mantener, apoyar y mejorar sistemas tecnológicos;
• Ejecutar trabajo de descubrimiento, capacitación, automatización, integración e implementación con IA;
• Comunicarnos sobre proyectos, soporte, facturación, contratos y operaciones;
• Enviar newsletters, notas de campo, actualizaciones y comunicaciones que solicites o aceptes recibir;
• Proteger la seguridad, integridad y disponibilidad de nuestro sitio web, sistemas y servicios;
• Detectar, prevenir y responder a spam, abuso, fraude, incidentes de seguridad y uso indebido;
• Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales, regulatorias, contractuales o de resolución de disputas;
• Entender cómo se usan nuestro sitio y servicios para poder mejorarlos.

6. Bases legales para el tratamiento

Según el contexto y la ley aplicable, tratamos información personal con base en una o más de las siguientes bases:

• Consentimiento: Cuando te suscribes, pides que te contactemos, apruebas comunicaciones opcionales o permites tratamientos opcionales.
• Contrato o medidas precontractuales: Cuando el tratamiento es necesario para evaluar, celebrar, ejecutar o gestionar una relación comercial.
• Intereses legítimos: Cuando el tratamiento es necesario para operaciones responsables, mejora del servicio, seguridad, prevención de fraude, comunicaciones con clientes o administración, siempre que no prevalezcan tus derechos.
• Obligaciones legales: Cuando el tratamiento es requerido por razones fiscales, contables, regulatorias, legales o de cumplimiento.

Cuando la ley costarricense requiera consentimiento informado para ciertos tratamientos, lo solicitaremos de forma clara, específica e informada.

7. Cuándo compartimos información personal

No vendemos información personal. Compartimos información personal solo cuando es necesario para fines legítimos de negocio, servicio, legales o de seguridad.

Podemos compartir información con:

• Proveedores de servicios: Proveedores de hosting, bases de datos, entrega de e-mail, operación del sitio, analítica si se habilita, comunicación con clientes, almacenamiento, colaboración, facturación, pagos, seguridad y soporte.
• Proveedores de IA y nube: Proveedores de modelos, plataformas cloud, bases vectoriales, herramientas de transcripción, plataformas de automatización e infraestructura usadas para entregar trabajo aprobado.
• Asesores profesionales: Abogados, contadores, auditores, aseguradoras y otros asesores.
• Contrapartes comerciales: Clientes, socios de implementación, proveedores o contratistas involucrados en un proyecto, sujetos a controles de confidencialidad o contrato.
• Autoridades o partes legales: Cuando la divulgación sea requerida por ley, proceso legal, autoridad pública, orden judicial o para proteger derechos, seguridad o propiedad.
• Transferencias de negocio: Si NOUS participa en una fusión, adquisición, financiamiento, reestructuración o venta de activos, la información puede transferirse como parte de esa transacción, sujeta a salvaguardas apropiadas.

8. Transferencias internacionales

NOUS está basado en Costa Rica, pero puede usar proveedores de servicios, laboratorios de IA, infraestructura cloud y herramientas de negocio ubicadas en otros países.

Cuando la información personal se transfiere internacionalmente, usamos salvaguardas apropiadas cuando sean requeridas, como protecciones contractuales, acuerdos de procesamiento de datos, cláusulas contractuales estándar, controles de acceso y revisión de proveedores.

9. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio puede usar tecnologías esenciales para operar, enviar formularios, asegurar servicios, recordar preferencias y medir rendimiento.

Si agregamos analítica, cookies de marketing o tecnologías de rastreo no esenciales, proporcionaremos aviso y controles cuando lo exija la ley aplicable. También puedes administrar cookies desde la configuración de tu navegador.

10. Conservación de datos

Conservamos información personal solo durante el tiempo razonablemente necesario para los fines descritos en esta política, salvo que la ley requiera o permita un periodo mayor.

Consideraciones típicas de conservación incluyen:

• Las consultas de contacto se conservan el tiempo necesario para responder, dar seguimiento y mantener registros comerciales;
• Los registros de newsletter se conservan mientras la suscripción esté activa y por un periodo limitado después de cancelar la suscripción cuando sea necesario para supresión o cumplimiento;
• Los registros de clientes y proyectos se conservan durante la relación y luego según sea necesario para soporte, asuntos legales, contables, fiscales, de seguridad o disputas;
• Los logs y registros técnicos se conservan para operación, seguridad, depuración y prevención de abuso;
• Los registros sujetos a obligaciones legales, fiscales, contractuales o regulatorias pueden conservarse más tiempo.

Cuando la información ya no sea necesaria, la eliminamos, anonimizamos o restringimos conforme a requisitos razonables de negocio y legales.

11. Seguridad

Usamos salvaguardas administrativas, técnicas y organizacionales diseñadas para proteger información personal contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración y divulgación.

Estas salvaguardas pueden incluir controles de acceso, autenticación, cifrado en tránsito, servicios cloud seguros, permisos de mínimo privilegio, revisión de proveedores, prácticas internas de confidencialidad, registros, monitoreo y procesos de respuesta a incidentes.

Ningún sitio web, sistema de software, red, proveedor de IA o transmisión por internet puede garantizar seguridad completa. Si identificamos un incidente de seguridad que involucre información personal, lo evaluaremos y notificaremos a personas afectadas o autoridades cuando lo exija la ley aplicable.

12. Tus derechos

Según dónde vivas y la ley aplicable, puedes tener derecho a:

• Confirmar si tratamos tu información personal;
• Acceder a la información personal que tenemos sobre ti;
• Corregir información inexacta o incompleta;
• Solicitar eliminación o supresión de información;
• Oponerte o restringir ciertos tratamientos;
• Retirar consentimiento cuando el tratamiento se base en consentimiento;
• Solicitar portabilidad de información cuando aplique;
• Optar por no recibir comunicaciones de marketing;
• Presentar una queja ante una autoridad de privacidad competente.

En Costa Rica, los derechos de privacidad pueden incluir acceso, rectificación, cancelación y oposición conforme a la Ley N.º 8968. Para el Espacio Económico Europeo o Reino Unido, pueden incluir derechos GDPR como acceso, rectificación, supresión, restricción, oposición, portabilidad y retiro de consentimiento. Para residentes de California, pueden incluir derecho a saber, eliminar, corregir, optar por no participar en venta o compartición y limitar cierta información sensible, cuando aplique.

Para ejercer un derecho, envía un e-mail a privacy@nous.cr. Podemos necesitar verificar tu identidad antes de completar una solicitud. Responderemos dentro del plazo requerido por la ley aplicable.

13. Opciones de marketing y newsletter

Puedes cancelar la suscripción a comunicaciones de marketing o newsletter usando el enlace de baja en el e-mail, si está disponible, o escribiendo a privacy@nous.cr.

Los mensajes de servicio, seguridad, transacción, legales y administrativos pueden seguir enviándose cuando sean necesarios, aunque optes por no recibir marketing.

14. Menores

Nuestro sitio y servicios están dirigidos a organizaciones y personas adultas. No recopilamos conscientemente información personal de menores de 13 años ni dirigimos nuestros servicios a menores.

Si crees que un menor nos proporcionó información personal, contacta privacy@nous.cr y tomaremos medidas apropiadas.

15. Enlaces y servicios de terceros

Nuestro sitio, comunicaciones y materiales de proyecto pueden enlazar a sitios, plataformas o servicios de terceros. Sus prácticas de privacidad se rigen por sus propias políticas, no por esta Política de Privacidad.

16. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad conforme cambien nuestros servicios, tecnología, obligaciones legales o prácticas de negocio.

Cuando hagamos cambios materiales, actualizaremos la fecha de “Última actualización” y, cuando corresponda, proporcionaremos aviso adicional.

17. Contacto

Preguntas, solicitudes o inquietudes sobre esta Política de Privacidad deben enviarse a: